Comment rendre votre todo list plus efficace ?

Comment rendre votre todo list plus efficace ?

Tenir des todo list c’est bien, qu’elles soient efficaces, c’est mieux :-). Voici quelques conseils pour y parvenir.

Soyez stratégique à propos de votre énergie

Les conseils de productivité sont excellents tant que nous sommes en mesure de les personnaliser. Nous travaillons tous différemment. Certains d’entre nous sont des oiseaux de nuit, d’autres font leur meilleur travail tôt le matin. Apprenez à quel moment vous avez le plus d’énergie et planifiez les tâches les plus importantes en conséquence.

Simplifier

Vous pourriez être tenté de mettre chaque tâche que vous avez sur votre todo list, mais selon mon expérience, plus elle est longue, plus les chances de la gérer et de la terminer sont réduites. Gardez-la aussi simple que possible.

 

S’en tenir à un outil

Sauter entre 2 blocs-notes, un calendrier Google, 3 applications todo list différentes, des kanban sous Trello, des post-it et des bouts de papier très aléatoires est un moyen infaillible de se perdre dans le labyrinthe de tâches et de projets. Essayez autant d’outils que vous le souhaitez, voyez lequel vous convient le mieux, puis respectez-le autant que vous le pouvez. C’est bien d’utiliser différents outils s’ils offrent vraiment quelque chose de différent, mais en règle générale, moins vous en utilisez, mieux c’est. Le rituel de les écrire est aussi motivant en soi et le journaling, les BuJo sont un bon moyen.

 

Rendre les tâches aussi concrètes que possible

Habituellement, plus la liste des tâches est concrète, plus il est facile de la réaliser. La planification d’un événement n’est pas une bonne chose à faire, c’est une catégorie de projet. Concevoir des invitations, commander un traiteur, choisir un lieu, créer une page d’événement sont le genre de sujets d’action qui devraient figurer sur votre liste de choses à faire.

 

Évaluer le temps nécessaire aux tâches

La plupart des gens sont notoirement mauvais dans l’évaluation du temps nécessaire (ou combien de temps ils consacrent réellement à) aux différentes tâches. Nous le sous-estimons ou le surestimons grandement. Passez du temps à le calibrer. Vous pouvez également aller plus loin et bloquer réellement le temps nécessaire dans votre calendrier, en vous assurant que vous êtes concentré et que votre journée est bien organisée.

 

Prioriser – Le pouvoir des trois

La priorisation est un facteur de réussite essentiel. Maîtriser l’art de hiérarchiser les priorités nécessite quelques connaissances stratégiques et de l’expérience, mais cela doit être fait. Il existe différentes techniques pour cela, mais depuis que j’ai commencé à utiliser le système TPI (tâches les plus importantes), ma productivité a beaucoup augmenté.

 

Les TPI  sont simplement les choses que vous voulez absolument faire ce jour-là. Je choisis 3 TPI chaque jour et je me concentre sur elles. Si je parviens à les faire rapidement, je peux toujours passer à d’autres tâches, mais je sais où je devrais me concentrer.

 

Les listes maîtresses

Certaines personnes peuvent peut-être simplifier leur liste de tâches en une seule liste, mais selon mon expérience, différentes listes de tâches peuvent être très utiles. Voici les 4 types de listes que j’utilise:

 

 Les listes maîtresses de projets

Les projets pour moi sont des domaines facilement identifiables que je dois traiter. Par exemple, j’ai différentes listes de projets pour les clients ainsi que mon blog. Elles sont fondamentalement un hybride de listes de tâches et de gestion de projet. Lorsque je commence un projet, je liste toutes les tâches que je dois effectuer à un moment ou à un autre, afin que je sois assez clair sur l’étendue du travail. Tous les éléments de la liste de projets ne sont pas urgents, mais il est toujours préférable de savoir à quoi s’attaquer lorsque vous avez le temps.

 

La liste des objectifs mensuels

Il existe une différence énorme entre les objectifs et les tâches, mais ma liste d’objectifs mensuels fait partie intégrante de mon système de liste de tâches. J’identifie quelques points et domaines sur lesquels je voudrais me concentrer ou atteindre ce mois-ci, puis les décompose en tâches plus petites. Je révise régulièrement cela tout au long du mois, lorsque je prépare mes listes hebdomadaires.

 

La liste de tâches hebdomadaire

Chaque dimanche, je m’assieds et planifie ma semaine. Je consulte mon calendrier, mes objectifs mensuels et les listes maîtresses de projets en cours, puis identifie les éléments les plus importants de la semaine. Je segmente cela en trois domaines: Vie (admin, courses) – Travail – Blog. Ensuite, je note toutes les tâches dont j’ai besoin ou que je veux faire cette semaine.

 

La liste Aujourd’hui

Je le fais la veille au soir. Je choisis mes trois TPI ainsi que 1 ou 2 tâches simples. Ce sont celles sur lesquelles je vais me concentrer le lendemain.

 

Ajoutez quelques items faciles

Lors de la création de votre liste de tâches hebdomadaire ou quotidienne, vous pouvez ajouter des éléments faciles ou ne prenant pas beaucoup de temps. J’utilise cela comme une astuce psychologique, car rayer des lignes même simples augmente la confiance en soi et me permet de me sentir super productif. Il y a de fortes chances que l’élan me porte vers des tâches plus difficiles. Mais ne trichez pas et ne noyez pas votre liste de tâches avec de simples tâches administratives pour que votre journée soit super productive.

 

Temps de planification pour la planification

Prenez du temps pour actualiser et planifier vos todo listes, que ce soit le dimanche soir, tôt le matin ou la nuit d’avant.

 

Et vous, comment gérez-vous vos todo listes ?

Excellente semaine.

Philippe Picard.

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