Les lois de la gestion du temps

Les lois de la gestion du temps

Lois universelles

Quand nous parlons de gestion du temps, nous faisons souvent appel à des choses concrètes. Pourtant, quelques notions plus…. abstraites… sont nécessaires. En effet, le temps n’est pas une ressource que nous pouvons dépenser sans compter. Nous pouvons seulement la manager.

En connaissant les principes de base qui régissent les aspects de la gestion du temps, il est plus facile d’intégrer ceux-ci dans la manière dont nous agissons.

Loi de Murphy : gardez une marge pour les imprévus

En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : “Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé…  ).

Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. Elle démontre qu’il faut toujours garder une marge de temps pour les imprévus.

Mise en pratique : N’enchaînez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maîtrisez pas encore le travail à réaliser.

Loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Suite    à    une    étude    de    l’administration    britannique,    le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler  le  phénomène,  il  suffit  d’imposer  des  délais  limites  et miser  sur  le  fait  que  plus  on  subit  de  pression  plus  on  est performant.

Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus.

Mise en pratique : Estimez le temps à passer sur une tâche de longue durée, puis diminuez le temps de 10%. Si votre capacité à estimer le temps est correcte, vous gagnerez du temps sur les délais.

Loi d’Illich : prenez des pauses

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment, ou de s’offrir un rafraîchissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n’est pas à 14h, au moment de la sieste, que nous sommes le plus efficace.

Mise en pratiqueTestez votre marge de concentration. Pour certains, ce sera 20 minutes, pour d’autres 90. Partez sur 30 mn et élargissez de 5 mn en 5 mn.

Loi de Carlson : limitez les interruptions

En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue. Aujourd’hui, le temps moyen pour un cadre est souvent en dessous de ces vingt minutes.

Mise en pratiqueFermez la porte de votre bureau. Si vous travaillez en espace ouvert, mettez des écouteurs. Mettez votre smartphone sur boite vocale. Désactivez les notifications de mail.

 

Loi de Pareto : se concentrer sur l’essentiel

L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué. En gestion du temps, distinguez ce qui compte vraiment pour vous et consacrez le maximum de votre énergie et ressources disponibles là-dessus.

Mise en pratiqueDéléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Les premières heures passées au bureau, quand vous avez le maximum d’énergie, sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.

Pour ceux qui travaillent dans le bâtiment, le matin démarre souvent par des réunions de chantier. Il vaudrait mieux les tenir en fin de journée, pour le lendemain ou la semaine à venir.

Loi de Fraisse : la dimension subjective du temps

Le temps a une dimension objective et une dimension subjective ou psychologique qui varie en fonction de l’intérêt personnel à l’activité exercée.

Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps. Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève. Les moments de plaisir sont toujours trop courts, avec que l’attente est trop longue.

Nous avons une tendance spontanée à faire d’abord ce qui nous plaît plutôt que ce qui est le plus important.

De la même façon, il peut être difficile pour nous d’estimer le temps passé à une tâche.

Mise en pratiquePosez-vous ces deux questions ;

1 – Quelles sont les activités que j’ai spontanément tendance à remettre au lendemain ?

2 – Quel est le temps objectif que je passe pour mener à bien ce travail ? Ensuite, consacrez un temps défini à l’avance sur une tâche difficile. Mesurez le temps passé et comparez.

Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d’un “programme biologique de survie” qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi nous attire vers le bas puisqu’elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

 

 Mise en pratique : Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante, …) une fois la tâche terminée.

Ces lois traduisent de grands principes avec des applications très concrètes. Consultez également la page Ressources.

Si vous les utilisez dans votre travail ou la sphère personnelle, partagez dans vos commentaires, tout le monde en profitera ainsi.

Bonne semaine.

Philippe.

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